Vállalkozóként nemcsak az imádott munkádat kell elvégezned, hanem olyan admin feladatokat is, amik elengedhetetlen részét képezik a mindennapjaidnak:

• emailezés
• projektmenedzsment
• ügyfélkezelés

Mutatok 7 olyan eszközt, illetve applikációt, ami garantáltan meg fogja könnyíteni a munkádat, időt spórol neked, profibbnak fogsz tűnni és nemcsak te fogsz örülni, de az ügyfeleid is.

Hogyan kelthetsz szakértői benyomást egyszerű admin feladatokkal?

Jogosan merülhet fel a kérdés, hogy ezekkel az uncsi dolgokkal miért kellene egyáltalán foglalkoznod? Ezek olyan háttérmunák, amik valószínűleg egyik ügyfeledet sem hozzák lázba. De nem is innen kell megközelíteni:

Azáltal, hogy megkönnyíted a saját dolgodat ezeknek az admin feladatoknak az automatizálásával:

• gyorsabb és hatékonyabb lesz a kommunikációd, ezáltal
• növelheted az elégedettséget és ügyfélélményt
• nő a produktivitásod, felszabadul időd, amit értékesítéssel, fejlesztéssel tölthetsz
• nő az egyes projektjeid megtérülése, hiszen ha kevesebb idő kell a menedzselésre, akkor kevesebb idő alatt kapod meg ugyanazt a pénzt
• nem égsz ki a darálós feladatok miatt

Esettanulmány, avagy egy kis szemléltetés:

Annak ellenére, hogy a rendszerek és automatizálás megszállottja vagyok, 2022-ben még így is az időm 6,56%-át admin munkával töltöttem. 

Nagyon nem mindegy, hogy ez a szám mekkora. Ha tegyük fel, ez 10,5%, az azt jelentette volna (nálam), hogy 42 órával többet pazarolok ilyesmire. 42 óra! 

Ha havonta 4 órát töltesz marketinggel, az pont majdnem éves szinten 42 óra.

Ha nálad egy konzultáció 2 órás, akkor éves szinten 21 ügyféltől vetted el az időt.

Ha 25.000 forint az óradíjad, akkor ez 1.050.000,-Ft veszteség.

Nézzük, mik az én kedvenc eszközeim:

Loom

A Loom lehetővé teszi a képernyő rögzítését és megosztását másokkal. Egyik leggyakrabban használt eszközöm.

• Kiválthatod vele a meetingeket. A fiókom szerint 9, azaz 9 (!) meetinget spóroltam az elmúlt 3 hónapban.

• Kiválthatod vele a hosszú, magyarázós emaileket, pláne, ha egyszerűbb és gyorsabb megmutatni
• Dokumentálhatod a munkafolyamataidat magadnak, ügyfeleidnek, vagy a virtuális asszisztensednek, csapatodnak
• Az oktatóanyagaidat is elkészítheted vele “beszélő fejes” videóként, amit letöltesz
• Hatékonyabbá teheted az ügyfélszolgálatot, az onboarding és offboarding folyamatokat, ha egy kedves és személyre szabott videófelvétellel válaszolsz
• Ha elakadtál, akkor így hülyebiztos módon el tudod magyarázni, meg tudod mutatni pl. szoftver supportnak, mi a baj

Ára: max. 5 perces vidónál ingyenes, ezen felül 10 USD, ha havonta fizeted, 96 USD évente

Hol? https://www.loom.com/pricing 

+tipp: Ha szeretnéd egy menő mozgóképpel lenyűgözni a címzettet, akkor ne csak a linket küldd el neki, hanem egy mozgó gifet. Share – Embed – Copy GIF Thumbnail – majd az emailben Ctrl+V és voáláá

Boomerang for Gmail

Ha te is nehezen tartod fejben, kinek, mikor, mire kell válaszolnod vagy mire vársz választ, akkor hozzám hasonlóan neked is a lehető legjobban elköltött havi 5 dollárod lesz ez a kis Gmail integráció.

De nem csak ennyit tud ám. Funkciói, amiért nem lehet nem imádni:

#1 funkció: rejtse el az üzenetet egyelőre és mutassa újra az általad választott időben. Húú ezt imádom a legjobban, innen kapta a nevét is: boomerang. A top produktivitás növelő eszköz! Ne ugorj rá egyből minden emailre, mert rögtön elveszted a fókuszt. Foglalkozz az adott emaillel akkor, amikor azt betervezted, vagy amikor jobban van rá időd.

• #2 funkció: értesítsen, ha valaki x időn belül nem válaszolt / nem kattintott / nem nyitotta meg → nem fog elkallódni az üzeneted, és be tudsz csekkolni, ha mégis
• értesítsen, amikor a címzett elolvasta a leveledet / kattintott – hatékony nyomonkövetés, pl. árajánlatküldés esetén
• ütemezze be a levél elküldését egy későbbi időpontra (tudom, ezt a Gmail alapból tudja, de a Boomerangnál sokkal egyszerűbb 
• inbox pause. Az eggyel magasabb csomagban automatizálhatod, milyen időkeretekben NEM szeretnél emaileket fogadni…egyáltalán
• inbox pause + automatikus válaszok: ha szabadságon vagy, beteg vagy, bármilyen okból nem vagy elérhető, ezt kommunikálhatod profin, miközben
• x időnként ismétlődő levelek

Ára: 4,98 USD/hó, de évente számláznak, tehát 59,76 dolcsit fizetsz ki egyszerre (20e forint a lelki nugalmadért szerintem nem pénz). A Personal csomag bőven elegendő (max az ütemezett inbox pause lenne még jó)

Hol? https://www.boomeranggmail.com/subscriptions.html 

+tipp: néha mind belecsúszunk abba, hogy csak este van időnk válaszolni. De ez szembemenne azzal, amit a munkaidődről kommunikáltál az ügyfeleid felé. Megoldás: ütemezd be, hogy a következő munkanap reggel 9-kor menjen ki az email, és kérj értesítést, ha pár napon belül nem kapsz választ.

Eszerződés

Óh, a másik kedvencem! Szerződések online.

• Nem kell postára szaladgálni, emi környezetkímélőbb, gyorsabb (akár 1 nap alatt mindkét fél részéről aláírásra kerülhet), kényelmesebb
• Sablon szerződéseket hozhatsz létre, amit aztán csak személyre kell szabnod. Azoknak az adatoknak, amik mindenkinél változóak (pl. nálam: feladatok/brief, határidő, kezdés dátuma, összeg, előleg), külön mezőket hozhatsz létre. Ebben az a csodálatos, hogy 10-15 perc alatt elkészíthetsz egy fullos szerződést.
• Van meglévő sablontár is, de ezt fenntartásokkal kezelném
• A másik fél (megrendelő, ügyfél stb.) saját maga tölti ki az adatait, emiatt nincs hibázási lehetőség vagy félreértés. Neked csak az ő email címét kell megadnod, minden mást ő intéz.
• Időbélyegzővel van ellátva az elektronikus aláírások mellett, ami az ügyvédem szerint is abszolút megfelelő

A pofonegyszerű szerződés készítésről ide kattintva találhatsz egy útmutatót.

Ára: havi 1-2 szerződésig (24 időbélyeg) 20.000,-Ft+ÁFA/év

Hol? https://www.eszerzodes.hu/arak 

Toggl

Óh, az időmérés! Vállalkozóként, különösen egyszemélyes vállalkozásként muszáj tudnod, mivel mennyi időt töltesz.

• Mérd a hatékonyságot – Az egyes feladatokhoz és projektekhez szükséges idő ismeretében ügyesebben fogsz tudni tervezni az időddel, így nem fogsz elúszni a feladatokkal amiatt, mert rosszul mérted fel, mennyi idő alatt lennél készen.
• Mérd a megtérülést – Ha tudod, hogy egy projekttel/ügyféllel konkrétan mennyi időt töltöttél, akkor az összeg alapján meg tudod határozni a megtérülést. Ha például a pénzügyi céljaidhoz 18 ezer forintos órabérben kellene dolgoznod, de egy 350.000 forintos projekt 40 órát vett igénybe, akkor 8.750 forintra jön ki az órabéred, tehát a projektre túl sok időt szántál.
• Hol folyik el az időd? – Növeld a produktivitásodat azzal, hogy legelőször is szembenézel a keserű igazsággal. Mérj MINDENT! a következő egy hónapban. Mennyi órát dolgozol egy nap fókuszáltan? Mennyit töltesz posztolással, sztorizással? Ha hardcore vagy, mérd a magánéleti dolgokat is. (Mi anno emiatt vettünk mosogatógépet, mert egy hónapban 20 órát mosogattam)
• Készülj fel a kiszervezésre – A munkafolyamataid dokumentálásának része az is, hogy az elvégzéshez szükséges időt is társítasz hozzá. Segíteni fog, hogyan add ki a feladatokat és mi a reális elvárás a határidőt illetően az egyes feladatokhoz.
• Óradíjas feladatokhoz is hasznos (egyértelműen), ráadásul az ügyfélnek profi kimutatást tudsz küldeni róla.

Ára: az ingyenes verzió bőven elegendő

Hol? https://toggl.com/ (Van Chrome bővítménye és telefonos applikációja is, amik valós időben szinkronizálnak egymás között)

Pár tanácsom: 

1. ha kicsit megmerítetted benne a lábad, akkor találd ki, milyen rendszer szerint fogod mérni. “Clients”-nek javaslom elkülöníteni a Válllakozást és az Ügyfél munkát. “Projects”-en belül pedig az egyes ügyfeleket/projekteket, valamint a vállalkozásod fő szegmenseit: admin, marketing, lead gondozás, rendszerépítés, tanulás stb. Majd ezt a két szintet kösd is össze.
2. igyekezz mindig ugyanúgy elnevezni a feladatokat. Például ne legyen külön “posztok”, “posztolás”, “insta posztok”, hanem mindennek legyen egységes neve, különben el fogsz veszni az adatok között
3. Hogy mennyire részletesen méred az egyes feladatokra szánt időt, az attól függ, mire akarod használni. Például nálam a “cikkírás” egyaránt jelenti a vázlatot, kutatást, tényleges írást, közzétételt, kiemelt kép szerkesztését és optimalizálását. Ha viszont kiszervezést tervezel és mondjuk a közzétételt és kiemelt képet VA fogja csinálni, mérd azokat is külön. Ne aggódj, a hozzád illő struktúrát a gyakorlat fogja meghozni.

Calendly

Tartsd tiszteletben a saját és mások idejét. Az online időpontfoglaló rendszerekkel nemcsak profibb benyomást keltesz, de egy win-win megoldás:

• nincs oda-vissza emailezgetés, csak megadod a naptárad linkjét. A másik fél a neki szimpatikus időpontokat ki tudja választani, és le tudja foglalni. Gyors, hatékony, kényelmes
• Az időponttal együtt automatikusan létrejön a zoom meghívó és a Google naptár bejegyzés is, így a rendszer teljesen automatizált
• Szinkronizál a Google naptáraddal, hogy ne neked kelljen arra is figyelni, hogy ne szervezhessenek rá semmit egyik programodra, meetingedre sem.
• Beállíthatsz emlékeztetőt (egy magasabb csomagban), ami növeli az ügyfélélményt és tutira nem felejt el részt venni
• Közvetlenül a weboldaladba is be lehet illeszteni a naptáradat, ha például kínálsz ingyenes konzultációt.
• Beállíthatod a munkaidődet, hogy max hány időpontot foglalhatnak egy nap, és még az időpontok közötti szüneteket is.

Ára: 1 létrehozott eseményig ingyenes (ez sokszor elég lehet). Ha ettől több van, az 8 USD/hó. 

Én például külön naptárakat hoztam létre a különböző célok szerint:

• első telefonos konzultáció
• 1 órás zoom meeting (jellemzően az ügyfeleknek)
• 30 perces piackutató interjú (saját részre + külön egyesével a projekteknek, mivel a szövegírási folyamatom része. Kíváncsi vagy, miről beszélek? Katt ide és olvasd el a cikket)

Hol? https://calendly.com/pricing 

+tipp: Tartasz fizetős konzultációt, tanácsadást, amit a honlapodon lehet megvásárolni? Automatizáld a folyamatot és a fizetés utáni rendelési emailben küldd el a Calendly naptárad linkjét.

Van egy oktatóvideóm a Calendly beállításáról, ami hasznos lehet, ha még csak most fogsz regisztrálni:

Lastpass

A fiókok feltörésének a leggyakoribb okai a gyenge ÉS ismétlődő jelszavak. Ha mindenhová a ‘Zolika78’ és hasonló kaliberű kombinációkat használod, akkor biztonsági kockázatnak teszed ki magad.

A LastPass segítségével szuper biztonságos és garantáltan egyedi jelszavakat generálhatsz, így minimalizálhatod annak a kockázatát, hogy illetéktelenek jussanak be a fiókodba.

10-ből 4 ügyfelemnél elhangzik: “húú nem emlékszem, hová írtam fel ezt a jelszót, fejből meg nem tudom“.

• A LastPass mindent megjegyez és eltárol helyetted. Egy virtuális széfként működik, neked csak a széfhez tartozó mesterjelszót kell megjegyezned. 
• Ha bármelyik fiókodba be szeretnél lépni, a LastPass helyetted kitölti a már elmentett belépési adatokat.
• Kitalálhatatlan jelszavakat generál. Sok regisztráció megköveteli a minimum 8 karaktert, amiben szerepelnie kell kis- és nagybetűnek, számnak és speciális karakternek. A LastPassnak mindez gyerekjáték. Még azt is beállíthatod, hogy milyen hosszú jelszó legyen. 
• Ha szeretnél valakinek hozzáférést adni bármelyik fiókodhoz, akkor elegendő csak társítanod az ő email címét a megosztani kívánt fiókhoz. Ő ezután be tud lépni abba az egy fiókba, amit megengedtél neki, anélkül, hogy tudná a jelszót. Ha végeztetek, akkor simán csak kitörlöd ezt a megosztást és kész.

Ára: ingyenes, de csak az első eszközön (laptop, tablet vagy mobil)

Hol? https://www.lastpass.com/ 

+tipp: Mi legyen a LastPass mesterjelszavad? Akarsz egy kellően hosszú, kitalálhatatlan, de mégis számodra könnyen megjegyezhető jelszót? Válassz egy rövid közmondást, szólást. Például “Kikoránkelaranyatlel”, “Gyakorlattesziamestert” vagy “3amagyarigazság”.

Kíváncsi vagy, milyen erős a jelszavad? Itt lecsekkolhatod: http://www.passwordmeter.com/ 

Eagle

Hány száz internetről letöltött royalty free fotó porosodik a gépeden? Második kérdés: ebből hányat használsz? A még rafkósabb kérdés: milyen gyorsan találod meg, amit keresel? Egyáltalán megtalálod, vagy letöltés után feledésbe merül?

2022-ben találtam rá erre a gyöngyszemre, ami egy csapásra megszüntette a kreatív alapanyagok rendszerezésének problematikáját.

Én ugyanis sok ilyen anyagot tárolok, ezelőtt össze-vissza mindenféle mappában a gépemen:

• stock fotók saját célra és ügyfeleim projektjeihez
• mockup fájlok (photoshop vagy arra alkalmas, digitális eszközt ábrázoló kép)
• betűtípusok
• videók
• képernyőmentések / design funnel hacking (a kifejezés jelentése: inspiráció gyűjtés. Nem összekeverendő a másolással. Viszont jó példák tanulmányozásával nagyon sokat lehet tanulni):
  • Ha látok egy jó weboldal / blokk elrendezést, aminek a logikai struktúrája megtetszik, és változatosabbá tehetem velük az általam készített honlapokat
  • Hirdetés kreatívok (különösen mivel ilyeneket nem szoktam készíteni, jól jön az útmutató, mik az aktuális szabályozások a Meta háza táján)
  • Social media posztok: itt is inkább csak az inspiráció a lényeg. Hogyan emelte ki az illető a fontos gondolatokat? Hogyan tagolta érdekesen a mondandóját?

Szóval, az Eagle ebben a nagy KÁOSZBAN is rendet teremt.

1. Rendszerezés: egy helyen van az összes médiafájlod és rengeteg szűrési lehetőséged van. Kereshetsz színek, címkék, kategóriák, fájltípus, méret, dátum, kulcsszó alapján (csak hogy egy párat említsek). Ilyen a laptopod fájlkezelője, a Google Drive és a Dropbox sem tud.
2. Okos könyvjelzők: minden képernyőmentéshez (igen, a videókhoz is) automatikusan társít egy linket, így később nem kell gondolkodnod, honnan mentetted le
3. Automatizált parancsok: Szabályok létrehozásával egyszerűen és hatékonyan kategorizálhatod a képeidet, hogy ne manuálisan kelljen például címkézni a képernyőmentéseidet.
4. Számtalan mentési lehetőség:
   • behúzhatsz a programba képeket
   • készíthetsz képernyőmentést a teljes oldalról, a látható felületről vagy tetszőleges részéről
   • a vágólapról is beillesztheted
   • sőt, akár egy weboldalról tömegesen is lementheted a képeket egy kattintással

Ára: egyszeri 29,95 USD

Hol? https://en.eagle.cool/

+tipp: Mire használhatod?

• Kutatás: A Pinteresthez hasonló inspirációs gyűjteményt hozhatsz létre, csak az Eagle nyújtotta kategorizálási, szűrési lehetőségek előnyeivel. Ha vizuális szakmád van, ez neked való.
• Marketing: tárolhatod itt a saját marketing anyagaidat vagy csak annak alapjait (pl. stock fotókat). A brand színeidre külön is szűrhetsz, de létrehozhatsz neki egy külön mappát is, így gyorsan megtalálod a következő képet

Bízom benne, neked is olyan sokat fognak segíteni ezek az eszközök, mint nekem. Melyiket fogod elsőként kipróbálni?